De licentie is maar de helft: waarom adoptie bij je investering hoort

Bij de aanschaf van Microsoft 365 of Copilot gaat het gesprek meestal over licenties. Hoeveel, welke variant, voor wie. De rekensom is overzichtelijk: aantal gebruikers maal prijs per maand. Wat er vaak niet in staat, is wat het kost om ervoor te zorgen dat mensen er ook echt anders door gaan werken.

En juist daar zit de opbrengst. Spoel je investering dus niet door het toilet.

Wat je koopt, is een mogelijkheid

Een licentie geeft toegang tot mogelijkheden. Niet meer, niet minder. Of die mogelijkheden iets opleveren, hangt af van wat mensen ermee doen. Werkt je team na een jaar nog precies zoals daarvoor, maar dan in een nieuwe app? Dan heb je betaald voor iets wat je niet gebruikt.

Daarom hoort adoptie in de business case. Niet als extraatje als er budget over is, maar als deel van de investering.

Wat hoort er in een adoptiebudget?

• Tijd van medewerkers. Om te leren en te oefenen. Dit is de grootste post en wordt vaak vergeten, omdat het geen factuur oplevert.
• Training en begeleiding. Praktische sessies die aansluiten op het werk van verschillende groepen, en ondersteuning in de eerste maanden.
• Afspraken en inrichting. Tijd om samen vast te leggen hoe je de tools gebruikt en de omgeving daarop in te richten.
• Ambassadeurs. Collega's die anderen helpen en vragen opvangen. Zij hebben daar tijd voor nodig.
• Meten en bijsturen. Vaste momenten om te kijken wat werkt en wat niet.

Hoe onderbouw je het?

Laat zien wat er op het spel staat. Stel dat je honderd licenties hebt en een kwart van de mensen gebruikt ze goed. Dan betaal je voor driekwart voor iets wat weinig oplevert. Door te investeren in adoptie haal je meer uit wat je al betaalt.

Maak het daarnaast concreet met een paar taken waarin tijd te winnen is. Hoe je dat meet, lees je in Wat levert Copilot op? Zo meet je het zonder te gokken.

Begin klein, maar begin

Je hoeft niet meteen een groot programma op te zetten. Start met één groep, maak afspraken, train gericht en meet wat het oplevert. Met die resultaten onderbouw je de volgende stap. Zo groeit de investering mee met wat het oplevert.

Aan de slag

Wil je adoptie goed meenemen in de invoering van Microsoft 365 of Copilot? Lees meer over Microsoft 365-adoptie of plan een kennismaking om jullie plannen te bespreken.