Het is drukke periode op kantoor. De jaarrekening van een klant ligt stil, omdat er nog stukken ontbreken. Een collega stuurt de derde herinnering, een andere collega vraagt in de chat of die stukken er al zijn. En ondertussen weet niemand precies welke klanten nog op de lijst staan.
Herkenbaar? In accountancy gaat veel tijd niet naar het inhoudelijke werk, maar naar het najagen en afstemmen eromheen.
Bij een klantopdracht werken vaak meerdere specialisten samen. Iedereen heeft een deel van de informatie nodig en een deel van de taken. Als dat verspreid staat over mailboxen, mappen en losse lijstjes, ontstaan er vanzelf vragen: welke stukken zijn binnen, wie is aan zet, wanneer is de deadline?
Elke vraag kost een paar minuten. Maar opgeteld over een team en een seizoen is dat veel tijd die je liever aan de klant besteedt.
Met Microsoft 365 breng je klantinformatie, taken en deadlines samen. Je team werkt vanuit één actueel overzicht:
Omdat iedereen hetzelfde overzicht ziet, hoef je minder na te vragen. En kun je beter inschatten waar een spoedklus in de planning past.
Veel handelingen komen steeds terug. Klantinformatie opvragen, een herinnering sturen, de volgende collega laten weten dat hij aan de beurt is. Die stappen kun je automatiseren met Microsoft 365.
Neem het onboarden van een nieuwe klant:
Je ziet op elk moment welke gegevens ontbreken, wie aan zet is en welke stukken akkoord zijn.
Probeer niet alles tegelijk aan te pakken. Kies het proces waar nu de meeste ergernis of vertraging zit, bijvoorbeeld het opvragen van stukken of de klantonboarding. Breng in kaart wie welke informatie nodig heeft en waar het blijft hangen. Daar begin je.
Wil je weten waar jouw kantoor tijd kan winnen? Op de pagina Accountancy lees je hoe we dit samen aanpakken, en hoe The Audit Generation de klantonboarding automatiseerde. Plan een kennismaking om jullie werkprocessen te bespreken.
