Een klantmail opstellen, een lang document doorgronden of je voorbereiden op een overleg. Het zijn taken die elke week terugkomen. Met Copilot kun je onderzoeken welke stappen makkelijker kunnen. Maar waar begin je, en hoe zorg je dat het resultaat bruikbaar is?
Copilot is de AI-assistent van Microsoft. Je geeft in gewone taal aan wat je wilt bereiken. Copilot kan helpen met schrijven, herschrijven, informatie samenvatten en bestanden analyseren. Welke informatie en functies beschikbaar zijn, hangt af van je account, licentie en de omgeving waarin je werkt.
Copilot Chat is beschikbaar bij daarvoor geschikte Microsoft 365-abonnementen. Je kunt ermee werken aan informatie die je zelf aanlevert en afhankelijk van de toepassing, aan ondersteunde werkgegevens. Een aanvullende Microsoft 365 Copilot-licentie biedt bredere toegang tot werkcontext uit onder meer documenten, e-mails en vergaderingen.
De precieze mogelijkheden verschillen per toepassing en organisatie. Laat daarom eerst controleren wat jouw team al heeft en nodig heeft. Microsoft licht de verschillen toe in het overzicht van Copilot Chat.
Mijn advies: kies een terugkerende taak waarvan je zelf goed kunt beoordelen of de uitkomst klopt. Bijvoorbeeld:
Je hoeft niet meteen je hele werkdag anders in te richten. Eén toepassing die je bewust oefent en verbetert, geeft je een concreet startpunt.
Een duidelijke opdracht bevat je doel, de context en de gewenste vorm. Gebruik bijvoorbeeld deze oefening met een fictieve situatie:
Ik werk bij een zakelijke dienstverlener. Een klant vraagt wanneer de volgende stap in een traject plaatsvindt. Schrijf een vriendelijk conceptantwoord van maximaal 120 woorden. Leg uit dat we de planning nog afstemmen en eindig met een duidelijke vervolgstap. Verzin geen datum of toezegging. Benoem welke informatie ik nog moet invullen.
Lees het antwoord alsof je de klant bent. Is het helder? Klinkt het als jouw organisatie? Wat ontbreekt? Pas je opdracht aan en vergelijk de uitkomsten. Zo ontdek je welke aanwijzingen voor jouw werk verschil maken.
Een overtuigend antwoord kan nog steeds fouten of aannames bevatten. Controleer namen, bedragen, afspraken en conclusies aan de hand van de oorspronkelijke informatie. Kijk ook wat is weggelaten. Jij blijft verantwoordelijk voor wat je naar een klant of collega stuurt. Microsoft geeft hiervoor praktische controlepunten.
Maak binnen je team afspraken over welke AI-omgeving je gebruikt en welke gegevens je daarin mag verwerken. Oefen bij twijfel met fictieve voorbeelden. Bespreek met je beheerder welke toegang en instellingen bij jullie werk passen.
Maak na het oefenen de balans op: kostte de taak minder tijd, was het resultaat beter en hoeveel controle bleef nodig? Kies vervolgens samen welke toepassing je vaker wilt gebruiken. Laat medewerkers hun ervaringen delen en betrek het management bij de afspraken die daaruit volgen.
In AI & Copilot in de praktijk begeleid ik management en medewerkers in twee sessies van circa 3 uur. We leggen een praktische basis, je oefent in je eigen werk en tijdens de terugkomsessie bespreken we ervaringen en gaan we verder de diepte in.
De sessies vinden plaats bij jullie op locatie, met maximaal 15 deelnemers per sessie. Wil je deze aanpak voor jouw team bekijken? Bekijk het hier
