Visio in de praktijk: maak je werkprocessen inzichtelijk

Wie doet wat, in welke volgorde en waar blijft werk liggen? Met een eenvoudig procesdiagram maak je dat samen zichtbaar. Microsoft Visio helpt je om de stappen en beslismomenten overzichtelijk vast te leggen.

Wat kun je met Visio?

In Visio maak je diagrammen met vormen, tekst en verbindingslijnen. Denk aan een stroomdiagram van een aanvraagproces of een overzicht van de overdracht tussen afdelingen.

De basisversie van Visio voor het web is inbegrepen bij verschillende zakelijke Microsoft 365-abonnementen. Daarmee kun je onder andere eenvoudige stroom- en blokdiagrammen maken. Voor uitgebreidere diagramtypen en functies kan Visio Plan 1 of Plan 2 nodig zijn. Controleer daarom welke mogelijkheden bij jouw abonnement horen.

Bekijk de uitleg van Microsoft over Visio in Microsoft 365.

Voorbeeld: een nieuwe medewerker verwelkomen

Stel dat HR, IT en een leidinggevende samen de start van een medewerker voorbereiden. Iedereen kent zijn eigen taken, maar de overdracht is niet altijd duidelijk. Teken dan eerst de route die een nieuwe aanmelding aflegt:

1. HR legt de startdatum en benodigde gegevens vast.
2. De leidinggevende geeft door welke middelen en toegang nodig zijn.
3. IT bereidt de werkplek voor.
4. De leidinggevende controleert of alles klaarstaat voor de eerste werkdag.

Dit is een voorbeeld, geen vast proces voor iedere organisatie. Voeg jullie eigen beslismomenten toe, zoals ontbrekende informatie of een wijziging van de startdatum. Zo wordt zichtbaar waar iemand wacht op een ander.

Begin met één klein proces

1. Kies een duidelijke afbakening. Waar begint het proces en wanneer is het klaar?
2. Open Visio voor het web. Kies een beschikbaar sjabloon, bijvoorbeeld een eenvoudig stroomdiagram.
3. Teken de hoofdlijn. Geef iedere stap een korte naam en verbind de stappen in de juiste volgorde.
4. Bespreek de tekening met de betrokken collega's. Herkennen zij de praktijk? Wie is verantwoordelijk voor iedere overdracht?
5. Leg één verbeterafspraak vast. Kies bijvoorbeeld één plek voor aanvragen of een vaste controle op ontbrekende gegevens.

Lees hoe je een diagram maakt in Visio voor het web.

Samen verbeteren en bijhouden

Met de juiste bewerkingsrechten en een geschikte Visio-licentie kunnen collega's tegelijk aan een gedeelde tekening werken. Spreek daarnaast af wie de proceseigenaar is en wanneer jullie het diagram opnieuw bekijken.

Lees de voorwaarden voor samenwerken in Visio.

Een diagram automatiseert het proces niet. Het helpt je eerst vast te stellen welke stappen nodig zijn, waar dubbel werk ontstaat en welke informatie ontbreekt. Dat is een bruikbaar vertrekpunt voor verdere verbetering met Microsoft 365.

Van overzicht naar makkelijker werken

Kies een proces waar je team regelmatig vragen over krijgt. Maak samen de huidige werkwijze zichtbaar en bespreek wat eenvoudiger kan. Zo blijft het diagram verbonden met het werk dat mensen daadwerkelijk doen.

Wil je onderzoeken waar jouw organisatie kansen laat liggen? Doe de kansenscan.