De ene collega verwacht binnen tien minuten antwoord op een chat. De ander kijkt twee keer per dag in Teams. Een vraag die het hele team aangaat, belandt in een privéchat en de helft mist het. En het document waar je naar zoekt, staat in iemands OneDrive in plaats van in het kanaal.
Niemand doet iets fout. Er zijn alleen geen afspraken. En dan vult iedereen het zelf in.
Teams geeft je veel mogelijkheden: chatten, kanalen, vergaderen, bestanden delen. Juist omdat alles kan, ontstaan er verschillende gewoontes. Dat leidt tot ergernis, gemiste informatie en het gevoel dat je altijd bereikbaar moet zijn.
Een paar duidelijke afspraken halen die onzekerheid weg. Mensen weten wat er van ze verwacht wordt en waar ze informatie vinden.
Reactietijd. Wat verwachten we van elkaar? Bijvoorbeeld: een chat beantwoorden we dezelfde dag, iets dringends gaat via een belletje. Zo hoeft niemand de hele dag Teams in de gaten te houden.
Chat of kanaal. Vragen en informatie die het team aangaan, zetten we in het kanaal. Privéchat gebruiken we voor korte, persoonlijke afstemming. Zo hoeft niemand informatie twee keer te delen.
Bestanden. Documenten waar we samen aan werken, staan in het kanaal en niet als bijlage in de chat of de mail. Er is dan één versie waar iedereen aan werkt.
Vergaderen. Elke vergadering heeft een agenda in de uitnodiging. Wie niet actief bijdraagt, hoeft er niet bij te zijn en leest de samenvatting.
Status en bereikbaarheid. We houden onze status bij en respecteren "Niet storen". Buiten werktijd sturen we berichten met de optie "later verzenden", of we verwachten geen antwoord.
Plan één overleg van een uur met je team. Bespreek per onderwerp wat nu irriteert en wat jullie willen. Houd het klein: vijf tot tien afspraken zijn genoeg.
Zet de afspraken daarna vast in het teamkanaal, zodat nieuwe collega's ze ook vinden. En plan na een maand een kort moment om te kijken wat werkt en wat je wilt bijstellen. Afspraken die je niet bespreekt, verdwijnen vanzelf.
Gebruik hiervoor het gratis sjabloon Teamafspraken voor Teams: één pagina met per onderwerp een voorbeeld en ruimte voor jullie eigen afspraak.
Merk je dat afspraken niet landen, of speelt het in meerdere teams tegelijk? Met beleid en cultuur help ik organisaties om samen met management en medewerkers heldere afspraken te maken over digitaal samenwerken. Plan een kennismaking om te bespreken wat jouw team nodig heeft.
