Teams als gezamenlijke werkplek, meer overzicht in klantaanvragen en eenvoudiger incidenten melden. Rocketpilot hielp Jungheinrich om Microsoft 365 te verbinden aan de dagelijkse samenwerking en concrete werkprocessen.
“Doordat we nu centraal in Teams werken, beschikken we altijd over de juiste informatie. Ook kunnen wij door de inrichting van Rocketpilot de actuele status van een aanvraag inzien in Teams, dit levert ons veel tijd en duidelijkheid op.”
Brigitte Visser, manager sales operations.
Jungheinrich introduceerde Teams vanuit de Duitse moedermaatschappij als vervanger van Skype. In de Nederlandse organisatie ontstond al snel de wens om het platform breder te gebruiken voor samenwerking en procesverbetering.
Er was behoefte aan structuur in de invoering en aan begeleiding in het Nederlands. Rocketpilot werd betrokken om management en medewerkers te helpen de mogelijkheden toe te passen in hun eigen werk.
Het traject begon met inspiratiesessies voor het management. Welke mogelijkheden bood Microsoft 365 en waar konden die de bestaande processen verbeteren?
Daarna werden richtlijnen opgesteld voor een gezamenlijke werkwijze in Teams. Medewerkers van de binnendienst volgden basis- en experttrainingen. Aanvullende sessies boden ruimte voor specifieke vragen, procesinrichting en verdere verdieping.
“Wat wij erg prettig vinden in de samenwerking met Willem Veenstra van Rocketpilot is dat hij heel flexibel is. Zeer hands-on. Hij is dagelijks met Teams bezig en heeft ons erg goed geholpen. Zijn kennis vanuit andere bedrijven zorgt ervoor dat wij deze processen in Teams ook kunnen toepassen binnen onze eigen organisatie.”
Bart Ravelli, marketing director.
Verschillende mailboxen en werkwijzen maakten het lastig om steeds vanuit dezelfde bestanden te werken. Daarnaast wisselden binnen- en buitendienst veel berichten uit over de status van aanvragen.
Door informatie centraal in Teams beschikbaar te maken en de status van een aanvraag inzichtelijk te maken, kreeg het team meer overzicht. Zoals Brigitte in haar toelichting aangeeft, leverde dit tijd en duidelijkheid op.
Ook het melden van incidenten door de buitendienst werd aangepakt. De eerdere software maakte melden omslachtig en bood onvoldoende mogelijkheden voor analyses.
Monteurs kregen een QR-code waarmee zij een incident snel en eenvoudig konden melden. De leidinggevende ontving vervolgens een e-mail over de melding en werd zo proactief geïnformeerd.
Na het traject dat in deze klantcase is beschreven, zijn Jungheinrich en Rocketpilot ook aan de slag gegaan met de directe inzet van AI. Het doel is sneller en beter werken en de klantbeleving verhogen.
Wil je Microsoft 365 beter laten aansluiten op de processen binnen jouw organisatie? In een kennismaking bespreken we je vraag en welke ondersteuning daarbij past.
