Een jaar na de invoering van Teams kijk je in het overzicht. Er staan meer dan tweehonderd teams. Een deel heeft een naam als "Test" of "Project nieuw". Van veel teams weet niemand meer wie eigenaar is. En als je een document zoekt, vind je drie versies op drie plekken.
Dit gebeurt in bijna elke organisatie. Niet omdat mensen slordig zijn, maar omdat er aan het begin geen afspraken zijn gemaakt over hoe de omgeving groeit.
Governance betekent hier niets meer dan afspraken over hoe je Microsoft 365 inricht en bijhoudt. Wie mag een team aanmaken? Waar staan welke documenten? Wat gebeurt er met een team als een project klaar is? Het gaat niet om een dik beleidsdocument, maar om een paar keuzes die je vooraf maakt.
1. Wie mag een team of site aanmaken? Iedereen, alleen na een aanvraag, of een tussenvorm? Te streng remt het gebruik, te vrij leidt tot wildgroei. Veel organisaties kiezen voor een eenvoudig aanvraagformulier.
2. Een vaste naamgeving. Spreek af hoe je teams noemt, bijvoorbeeld met een voorvoegsel voor afdelingen, projecten en klanten. Zo zie je in één oogopslag waar iets bij hoort.
3. Altijd twee eigenaren. Elk team heeft minimaal twee eigenaren. Gaat er één weg, dan blijft er iemand verantwoordelijk.
4. Waar staat wat. Leg vast wat in Teams hoort, wat in SharePoint en wat in je persoonlijke OneDrive. Samenwerken gebeurt in Teams, vaste informatie en naslag staan in SharePoint, en persoonlijke concepten in OneDrive.
5. Opruimen als vast moment. Spreek af wat er gebeurt met teams die een tijd niet worden gebruikt. Archiveren is vaak beter dan verwijderen, maar laat ze niet eindeloos bestaan.
Veel van deze keuzes kun je technisch afdwingen. Maar de volgorde is belangrijk. Eerst bepaal je samen hoe jullie willen werken, dan richt je de techniek daarop in. Andersom krijg je regels die niemand begrijpt en die mensen gaan omzeilen.
Betrek daarom niet alleen IT, maar ook een paar mensen uit de organisatie die dagelijks met Teams werken. Zij weten waar het nu schuurt.
Wil je je Microsoft 365-omgeving opnieuw ordenen of staat er een migratie op de planning? Ik help organisaties met het functioneel ontwerp en de afspraken, als brug tussen IT en de mensen die ermee werken. Lees meer bij Microsoft 365-adoptie of plan een kennismaking.
