Gesprekken vastleggen in Microsoft 365: welke optie kies je?

Je komt uit een overleg en wilt vastleggen wat er besproken is. Een gesprek vastleggen in Microsoft 365 was vroeger simpel. Nu is het een keuzemenu met meer dan tien opties. Van Teams opnemen en Facilitator tot Word Transcriberen, OneNote en Teams Phone. Elk met eigen licentievoorwaarden en privacyafspraken.

Toen ik op LinkedIn deelde dat je met de Copilot-app op je telefoon een fysiek gesprek kunt opnemen en daarna direct een samenvatting krijgt, kwamen er vooral vragen. "En in een vergaderruimte?" "Kan het ook met een bestaand audiobestand?" "Hoe zit het met toestemming?" Die vragen laten zien waar het om draait: niet welke tool de beste is, maar welke past bij jouw situatie.

Begin bij de situatie, niet bij de tool

Mijn vuistregel: begin bij de vraag wat er na afloop bewaard moet blijven. Kies daarna pas de tool. Een paar situaties die vaak voorkomen:

• Online Teams-vergadering. Opnemen en transcriberen zit in vrijwel elke zakelijke Microsoft 365-licentie. Je krijgt een opname en een transcript met sprekersnamen. Met Copilot of Facilitator komen daar een samenvatting, actiepunten en gedeelde notities bij.
• Hybride overleg in een vergaderruimte. Met Teams Rooms koppelt Teams de tekst in het transcript aan de juiste persoon in de ruimte, niet alleen aan de online deelnemers.
• Fysiek overleg zonder vergaderruimte. Leg je telefoon op tafel en laat Facilitator in Teams mobiel de notities maken, of gebruik Record in de Microsoft 365 Copilot-app. Zonder Copilot kun je opnemen in Word of OneNote.
• Een bestaand audiobestand. Word Transcriberen schrijft een opname uit, met tijdstempels en sprekerslabels. Dat werkt zonder Copilot en ondersteunt Nederlands.
• Een telefoongesprek. Met Teams Phone neem je gesprekken naar vaste en mobiele nummers op en schrijf je ze uit.
• Een oude opname terugzoeken. Open de video in OneDrive of SharePoint, maak een transcript en stel Copilot vragen over de inhoud, zonder alles terug te kijken.

Met of zonder Copilot

Veel van de nieuwere opties vragen een Microsoft 365 Copilot-licentie. Copilot in vergaderingen, Facilitator en Record in de Copilot-app vallen daaronder. Zonder Copilot kun je nog steeds veel: opnemen en transcriberen in Teams, Word Transcriberen en audio opnemen in OneNote.

Wil je wel samenvattingen, maar geen volledige Copilot-licentie? Dan is intelligent recap met Teams Premium een tussenvorm. Na de vergadering krijg je AI-notities, taken en een tijdlijn per spreker.

Met Copilot kies je ook hoeveel er bewaard wordt. Stel je je vragen alleen tijdens de vergadering, dan blijft er na afloop geen transcript achter. Dat is een goede keuze voor gevoelig overleg.

Toestemming en bewaren

Opnemen en transcriberen is verwerking van persoonsgegevens. Online deelnemers zien in Teams een melding dat er wordt opgenomen. Bij fysiek overleg met je telefoon krijgen de aanwezigen die melding niet. Vraag dan aan het begin mondeling om toestemming.

Spreek als organisatie ook af wat je bewaart en hoe lang. Een transcript blijft vaak langer bestaan dan de video. Voor HR-, OR-, cliënt- of medische gesprekken wil je vooraf weten of opnemen is toegestaan. Bij twijfel gebruik je Copilot alleen tijdens de vergadering, of neem je niet op.

Alle opties op een rij

Ik heb alle opties uitgewerkt in een gids. Per optie lees je wat het is, wanneer je het gebruikt, de voor- en nadelen en wat IT moet regelen. Achterin staan een keuzeschema met en zonder Copilot, privacyafspraken en een checklist voor IT.

Download de gids

Microsoft past functies, namen en licenties regelmatig aan. Controleer daarom voor de invoering altijd de actuele situatie in je eigen omgeving.

Hulp bij de keuze

Twijfel je welke opties passen bij jouw organisatie, of wil je de privacyafspraken en de inrichting goed regelen? Plan een kennismaking van 30 minuten, dan bespreken we het samen.