Gedeelde kanalen in Teams: samenwerken over teamgrenzen

Werk je met collega's uit verschillende teams of met een vaste samenwerkingspartner? Een gedeeld kanaal in Microsoft Teams kan gesprekken en bestanden op één plek samenbrengen, zonder iedereen toegang te geven tot het hele team.

Wanneer kies je een gedeeld kanaal?

Een gedeeld kanaal past bij een afgebakend onderwerp waarvoor mensen uit verschillende teams samenwerken. Denk aan een project waarin HR, IT en een externe partner ieder een rol hebben.

• Standaardkanaal: voor onderwerpen die toegankelijk zijn voor alle leden van het team.
• Privékanaal: voor een geselecteerde groep binnen het team.
• Gedeeld kanaal: voor deelnemers binnen of buiten het team, eventueel uit een andere organisatie.

Kies het kanaaltype vooraf zorgvuldig. Je kunt een gedeeld kanaal niet achteraf omzetten naar een standaard- of privékanaal.

Vergelijk de kanaaltypen bij Microsoft.

Voorbeeld: samen een project opleveren

Stel dat een interne projectgroep wekelijks informatie uitwisselt met een externe partner. De afspraken staan in e-mails, documenten worden als bijlage rondgestuurd en vragen belanden in losse chats.

Een gedeeld kanaal kan dan de vaste plek worden voor projectvragen en gezamenlijke documenten. Spreek bijvoorbeeld af dat een besluit in het kanaal wordt vastgelegd en dat collega's naar hetzelfde bestand verwijzen. Het kanaal ondersteunt die werkwijze; de afspraken maken het bruikbaar.

Externe samenwerking vraagt voorbereiding

Externe deelnemers kunnen via hun eigen Teams-omgeving samenwerken zonder steeds van organisatie te wisselen. Daarvoor gebruikt Microsoft de verbinding tussen organisaties die Microsoft Entra B2B direct connect heet. De IT-beheerders van beide organisaties moeten de benodigde toegang toestaan.

Dit werkt anders dan iemand als gast aan een team toevoegen. Een bestaand gastaccount in jouw organisatie kan niet rechtstreeks lid worden van een gedeeld kanaal. Bespreek met IT welke samenwerkingsvorm bij jullie situatie past.

Lees hoe Microsoft externe toegang via B2B direct connect beschrijft.

Zo begin je

1. Bepaal het doel. Welk project of onderwerp krijgt een eigen plek, en welke informatie hoort daar thuis?
2. Stem toegang af. Laat IT controleren of gedeelde kanalen en de gewenste externe samenwerking zijn toegestaan.
3. Laat een teameigenaar het kanaal maken. Kies het kanaaltype Gedeeld en controleer of het met het hele team of alleen geselecteerde deelnemers wordt gedeeld.
4. Controleer de deelnemers. Voeg de juiste mensen toe en laat hen controleren of ze de bedoelde informatie kunnen openen.
5. Maak werkafspraken. Bepaal waar vragen, bestanden en besluiten komen en wie de ledenlijst bijhoudt.

Zie je als teameigenaar de optie Gedeeld niet? Vraag de beheerder om de instellingen te controleren.

Lees de stappen voor het maken van een kanaal bij Microsoft.

Houd het overzichtelijk

Begin met één samenwerking en evalueer met de deelnemers. Is duidelijk waar ze informatie vinden? Worden bestanden nog dubbel rondgestuurd? Controleer ook bij een rolwisseling of projectafronding wie nog toegang nodig heeft.

Wil je Teams beter laten aansluiten op de dagelijkse samenwerking? Bekijk onze training en begeleiding.