AI-geletterdheid: wat de AI Act van jouw organisatie vraagt

Je collega vat een klantgesprek samen met Copilot. Een andere collega plakt een offerte in ChatGPT om de tekst te verbeteren. En iemand van HR laat een vacaturetekst schrijven door een AI-tool die hij zelf heeft gevonden. Allemaal met goede bedoelingen. Maar weet iedereen wat hij wel en niet in zo'n tool mag stoppen? En controleert iemand of de uitkomst klopt?

Precies daar gaat AI-geletterdheid over. En sinds februari 2025 is het geen vrijblijvende keuze meer.

Wat de AI Act vraagt

De Europese AI Act bevat in artikel 4 een verplichting voor iedere organisatie die AI-systemen inzet: je neemt maatregelen zodat medewerkers die met AI werken voldoende kennis en vaardigheden hebben. Dat geldt sinds 2 februari 2025. Het gaat daarbij niet alleen om ontwikkelaars, maar ook om organisaties die tools als Copilot of ChatGPT gebruiken.

Belangrijk om te weten: de wet vraagt niet dat elke medewerker een examen haalt. Er staat geen vast niveau of verplicht certificaat in. Je moet laten zien dat je passende maatregelen hebt genomen, afgestemd op hoe jouw mensen AI gebruiken en welke risico's daarbij horen. In 2026 is de AI Act op onderdelen aangepast, maar deze kern is gebleven.

Wat het betekent voor management en medewerkers

Voor management betekent het: weten welke AI er in je organisatie wordt gebruikt, bepalen wat wel en niet mag, en zorgen dat mensen de kennis krijgen om daarnaar te handelen. Jij bent verantwoordelijk voor de maatregelen, niet de IT-afdeling alleen.

Voor medewerkers betekent het: begrijpen wat een AI-tool doet en wat niet, weten welke informatie je er niet in zet, en de uitkomst altijd zelf beoordelen voordat je hem gebruikt of deelt. Een tekst van Copilot klinkt vaak overtuigend, ook als er een fout in zit.

In vier stappen aan de slag

• Breng het gebruik in kaart. Vraag teams welke AI-tools ze gebruiken en waarvoor. Je ontdekt vaak meer dan je denkt, ook tools die niemand heeft goedgekeurd.
• Maak afspraken. Leg vast welke tools zijn toegestaan, welke informatie er niet in mag en wie een uitkomst controleert. Houd het kort en begrijpelijk, dan wordt het ook gelezen.
• Train je mensen. Een praktische training over de tools die jullie echt gebruiken werkt beter dan een algemene cursus. Laat mensen oefenen met hun eigen taken en bespreek wat er misging.
• Leg vast wat je hebt gedaan. Noteer welke afspraken er zijn, wie welke training heeft gevolgd en wanneer je het opnieuw bekijkt. Zo kun je laten zien dat je maatregelen hebt genomen.

Veelgemaakte fouten

• Alleen een beleidsdocument opstellen. Een document dat in een map staat, verandert niets aan hoe mensen werken. Afspraken moeten besproken en geoefend worden.
• Iedereen dezelfde training geven. Een marketeer gebruikt AI anders dan een medewerker op de financiële afdeling. Stem de inhoud af op het werk.
• Het eenmalig doen. AI-tools veranderen snel. Plan een vast moment om afspraken en kennis bij te werken.
• Het bij IT neerleggen. IT kan tools veilig inrichten, maar het verantwoord gebruiken is een vraag voor de hele organisatie.

Begin met heldere afspraken

Wil je snel een basis leggen? Download de gratis template AI-gebruiksafspraken. Daarmee maak je in een paar uur afspraken die je team begrijpt en kan naleven.

Wil je daarnaast je mensen praktisch leren werken met AI en Copilot? In AI & Copilot in de praktijk oefenen management en medewerkers met hun eigen werk en maken ze samen afspraken over verantwoord gebruik. Plan een kennismaking om te bespreken wat jouw organisatie nodig heeft.