Werktijden en werklocatie instellen in Outlook en Teams

Je gaat naar kantoor om met een collega te overleggen, maar die werkt vandaag thuis. Of je plant een afspraak op een middag waarop iemand niet werkt. Met een gedeeld werkplan kun je zulke misverstanden helpen voorkomen.

In Outlook en Teams kun je aangeven wanneer en waar je werkt. De waarde zit vooral in het samen gebruiken van die informatie: bekijk elkaars planning en werk wijzigingen op tijd bij.

Stel je vaste werkweek in via Outlook

Gebruik hiervoor de nieuwe Outlook voor Windows of Outlook in je browser, met een werk- of schoolaccount en een geschikt Microsoft 365-abonnement.

1. Open Instellingen en ga naar Agenda.
2. Kies Werkuren en locatie.
3. Selecteer je werkdagen en geef per dag je werktijden en werklocatie op.
4. Controleer welke locatiegegevens je deelt en sla je instellingen op.

Een specifiek kantoorgebouw kiezen kan alleen als je organisatie die locaties heeft ingericht. Voor een afwijkende dag kun je het locatie- of werkplanpictogram in je Outlook-agenda gebruiken. Bekijk de uitleg van Microsoft voor Outlook.

Pas je locatie voor vandaag aan in Teams

Verandert je planning? Open in Teams op je computer je profielmenu rechtsboven. Kies de optie voor je werklocatie en pas die aan of wis hem. De wijziging geldt voor de resterende werkuren van de dag en is zichtbaar in Teams en Outlook.

Op mobiel vind je de optie via je profielfoto linksboven. Microsoft beschrijft beide routes in de uitleg voor het instellen van je werklocatie in Teams.

Je werkplan beheren vanuit de Teams-agenda

In de vernieuwde Teams-agenda kun je ook een terugkerend werkplan instellen:

1. Open Agenda in Teams.
2. Ga via het menu met de drie puntjes naar de agenda-instellingen.
3. Kies werkuren en locatie, vul je planning in en controleer wat je deelt.
4. Sla je werkplan op.

Via het locatiepictogram bij een dag kun je je planning aanpassen en gedeelde werkplannen van anderen bekijken. De beschikbare opties kunnen per omgeving verschillen. Zie je ze niet? Gebruik de Outlook-route of vraag je beheerder om mee te kijken. Bekijk ook Microsofts uitleg over werkplannen in Teams.

Maak er een bruikbare teamafspraak van

Mijn advies: bespreek kort hoe jullie het werkplan gebruiken. Bijvoorbeeld:

• Vooruitkijken: werk je planning bij voordat jullie het weekoverleg plannen.
• Wijzigingen doorgeven: pas je locatie aan als je dag anders loopt. Laat een collega met wie je fysiek hebt afgesproken ook rechtstreeks iets weten.
• Bewust delen: spreek af welke informatie helpt bij de samenwerking en welke details niet nodig zijn.

Zie een ingevulde werklocatie als hulpmiddel voor afstemming. Maak daarnaast afspraken over bereikbaarheid, reactietijden en wanneer een overleg op kantoor zinvol is.

Begin met één werkweek

Laat je team de komende week de planning invullen en bijhouden. Bespreek daarna of het makkelijker werd om elkaar te vinden en afspraken te plannen. Zo ontdek je welke gewoonte voor jullie werkt, zonder er meteen een uitgebreid project van te maken.

Wil je dat medewerkers meer uit dit soort mogelijkheden halen? Met training en begeleiding in Microsoft 365 en Teams help ik je team om praktische vaardigheden onderdeel te maken van het dagelijkse werk.