Een nieuwe medewerker begint maandag, maar wie regelt de werkplek? Een collega zoekt het declaratieformulier. En voor een sollicitatiegesprek gaan er alweer vijf mails heen en weer. Herkenbaar? Juist in dit soort terugkerende taken liggen kansen om HR-werk overzichtelijker te maken.
Microsoft 365 biedt verschillende hulpmiddelen. Hieronder vind je zeven toepassingen om mee te beginnen. Welke functies je kunt gebruiken, hangt af van je abonnement, de inrichting en eventuele aanvullende licenties.
Richt in SharePoint een overzichtelijke plek in voor procedures, formulieren en praktische informatie. Met Viva Connections kun je interne informatie en hulpmiddelen ook vanuit Teams toegankelijk maken. Microsoft beschrijft die mogelijkheden in het overzicht van Viva Connections.
Begin klein: verzamel de tien vragen die HR het vaakst krijgt. Geef iedere pagina een eigenaar die de inhoud actueel houdt. Een centrale plek helpt pas als medewerkers weten waar die staat en de informatie kunnen vertrouwen.
Leg eerst vast welke stappen nodig zijn, wie verantwoordelijk is en wanneer iets klaar moet zijn. Planner helpt om taken bij te houden. Met Power Automate kun je vervolgens terugkerende stappen verbinden, zoals het aanmaken en toewijzen van taken. De Planner-koppeling ondersteunt hiervoor basisplannen.
Voorbeeld: een bevestigde startdatum vormt het vertrekpunt voor taken voor HR, IT en de leidinggevende. Spreek ook af wie controleert of alles is afgerond. Bij uitdiensttreding blijven het intrekken van toegang en het inleveren van middelen expliciete verantwoordelijkheden.
Met Microsoft Forms kun je informatie op een vaste manier uitvragen. Via Power Automate kun je een inzending laten opvolgen, bijvoorbeeld met een melding aan de juiste collega. Bekijk de mogelijkheden van Forms en Power Automate.
Begin klein: kies een intern verzoek dat nu steeds onvolledig binnenkomt, zoals een aanvraag voor een training. Vraag alleen wat nodig is om het verzoek te behandelen. Bepaal vooraf wie de antwoorden mag zien en wie de opvolging doet.
Met Microsoft Bookings kun je beschikbare tijdstippen aanbieden via een boekingspagina. De afstemming met Outlook helpt om rekening te houden met agenda’s. Zo kan een kandidaat of medewerker zelf een passend moment kiezen. Meer over de werking staat in de uitleg van Microsoft Bookings.
Voorbeeld: richt één afspraaktype in voor een eerste gesprek. Leg duur, locatie en benodigde voorbereiding vast. Test ook of alle betrokken agenda’s goed worden meegenomen voordat je de link deelt.
Begin met duidelijke antwoorden en actuele bronpagina’s. Een goed georganiseerde kennisbank kan al veel zoekwerk voorkomen. Als een gesprek met een digitale assistent beter bij de behoefte past, biedt Microsoft daarvoor Copilot Studio, voortgebouwd op Power Virtual Agents.
Begin klein: kijk eerst welke vragen een vast antwoord hebben en welke persoonlijke afstemming met HR vragen. Een assistent vraagt om inrichting, beheer en controle van de antwoorden. Beoordeel samen met je IT-partner of die extra stap nodig is en welke licenties daarbij horen.
Een korte video kan een terugkerende uitleg ondersteunen, bijvoorbeeld over het aanvragen van een training. Video’s in SharePoint en OneDrive kun je delen en opnemen op SharePoint-pagina’s. Microsoft legt uit hoe je video’s op SharePoint-pagina’s gebruikt.
Begin klein: maak één instructie over één taak. Voeg een korte tekstuitleg toe en controleer of de bedoelde medewerkers toegang hebben. Spreek af wanneer je de instructie opnieuw bekijkt, zodat een oude opname geen verkeerde werkwijze aanleert.
Met de app Goedkeuringen in Teams kun je aanvragen versturen en de status volgen. Dat kan bijvoorbeeld helpen bij een opleidingsaanvraag. Microsoft beschrijft de functies in de uitleg van Goedkeuringen.
Begin klein: kies één aanvraagtype en bepaal wie mag beslissen, welke informatie nodig is en wat er na goedkeuring gebeurt. Een goedgekeurde aanvraag is nog niet automatisch verwerkt in je HR- of financiële systeem. Eventuele koppelingen moet je apart inrichten.
Kies een proces dat vaak terugkomt en waarbij veel wordt overgetypt, nagevraagd of gewacht. Breng met de betrokken collega’s de stappen in kaart en verbeter eerst de grootste bron van vertraging. Kijk daarna of er minder handwerk nodig is en of medewerkers beter weten waar ze aan toe zijn.
Mijn uitgangspunt: maak het werk duidelijker voor de mensen die het uitvoeren. De techniek moet die werkwijze ondersteunen.
Wil je dit toepassen in jouw organisatie? Bekijk hoe Rocketpilot HR-processen helpt verbeteren, van onboarding en offboarding tot declaraties en interne informatievoorziening.
